緊急性と重要性

仕事などには

①緊急性もあって重要なこと

②緊急性はあるが重要ではないこと

③緊急性はないが重要なこと

④緊急性もないし重要でもないこと

の4つがあると思いますが、人はどうしても緊急性のほうに急かされてしまうため、③にあたることが先延ばしになってしまいがちなのです。
①はまあ先延ばしにできないのでする人はいないですし、④に関しては先延ばしにしても大して問題はありません。

でも、②と③では、本当は③のほうが重要なのですから、先延ばしにしてはいけないのです。
よくいう「時間がない」という言い訳をしてしまう人（私もそうです）は、②に捉われて③を先延ばしにしてしまうのです。そしてドツボにはまります。

私自身もそうで、大切な人から来たメールの返事などは私にとっては重要なのですが、緊急性はない（返事を即座に要求されていないので）ためついつい先延ばしにしてしまい、機を逸してしまってもはや「今更」感があるせいでどんどん返事ができなくなり、相手からすると私は誠意のない人になってしまうので距離を置かれることもしばしばあります。
一方、②にあたるのは、大して重要ではない人からのメールだけれどすぐに返事をしなければならない案件だったりするので、しかも割と長いメールだったりしてついつい面倒だなと感じつつも時間を取られてしまうためドッと疲れてしまいます（重要ではないからでしょう）。
そうして、③の大事なことがどんどん先延ばしになっていくという悪循環です。

実は③を先にして、②は後からにする勇気が必要なわけです。

最も先延ばしになりやすいこの③に当たる案件こそが、実はとても大事で、先延ばししてはいけないことなのです。
どうしてそうなるかですが、もちろん時間に追われてしまっているというのもありますが、大事なことだからこそ、ダメ出しとか反対意見や怒られたらどうしようというような不安がよぎります。
②のほうは、相手にどう思われても別にいいので、さっさとこなせてしまうのですが、③は、やはりそれなりに時間をかけて一生懸命考えようとするので逆にどんどん不安になっていくので、できないままになるわけです。

その不安とか自信のなさからくる行動なので、人間関係においても本当はすごく大切な人に対しての行動が遅くなってしまうことで、大事な人との関係性を損なうということが、仕事においては一番まずいことです。
緊急性にとらわれ過ぎず、やはりまずは重要だと思うことから手を付けるようにすべきなんでしょうね。
それができればもっと私は優秀な人材なのでしょうけど、大事だからと言って時間をかけすぎたり考えすぎることで随分損をしてきました。
自分で③だと思っていることを①にすればいいのですね。
大事だと思うことはすべて緊急性を伴うんだというように考えて自分自身にもっとプレッシャーをかけないといけないと思います。

そのせいで②にあたることが遅れてしまい、失敗につながったとしてもショックが少ないと思います。

せっかく連絡をくれたのに、3年も放置した人もいます。いつかしようと思いつついろいろ考えすぎた挙句タイミングを完全に逸してしまい、相手のほうから連絡をくれるだろうという驕りの気持ちがあったせいで相手も返事をくれないため、3年もたってしまったわけです。
「今更連絡してもきっともう怒ってるだろうな」

というこの思いにどうしても縛られてしまうからです。

仕事だけではなく恋愛などでもこういったことは起こりがちです。
イエスかノーかの返事を促された場合、大事な人に対してほど考えすぎて遅くなるということはあります。
「ちゃんとしなければ」
という思いがあるからだと思いますが、この「ちゃんと」ということ自体、自分で勝手に思っていることなので、相手は別に「ちゃんと」したものを求めていない場合だってあるわけですから、やはり
相手にどう思われるだろう

ということを気にしすぎると物事はうまくいかないんだろうなと思います。

緊急性に捉われることなく、重要なことをこなせる人が仕事のできる人だということでしょう。